档案的管理方式有几种,纸质档案整理工作步骤（一）

导读：档案的管理方法包括几种、纸质档案排序步骤(一)大家好。今天兑冠科技边肖再次为你分享档案管理干货。这篇文章的主要内容是-纸质档案整理步骤(1)根据国家档案局颁发的《中华

档案的管理方法包括几种、纸质档案排序步骤(一)

大家好。今天兑冠科技边肖再次为你分享档案管理干货。这篇文章的主要内容是-纸质档案整理步骤(1)

根据国家档案局颁发的《中华人民共和国档案行业标准备案规则》和湖南档案局《备案规则实施细则》的规定，从2001年1月1日起，为保证档案的备案质量，规范我校的备案方式，备案单位应将纸质文件按“件”进行备案，现确定我校十大类档案为“件”的概念是指一个原因(问题)或一个项目的材料可以视为一件。

归档文件时，首先必须明确几种的情况:

1.装订时，下列文件或文本可作为一个整体使用:

(1)原始版本和最终版本合二为一；

②法律法规等重要文件的历次修订(包括最终版本)可合二为一；

③原则上正文和补充文字的正文、图表、数据等附件为一张(附件有多页，但每一页可以是一张)；

④具有保存价值的文件处理单应与正文视为一体；

⑤原件和复印件或手写复印件应作为一份；

⑥转发文件和被转发文件应视为一个整体；

⑦报告、名册、图表等文字材料按其原装订方式装订成一册(原件)；

⑧请求和答复、报告和指示、询问和答复信函等通信文件。，原则上是一个。如果答复文件是在提交文件归档后才收到的，也可以各一份，并在“归档文件目录”的备注栏中说明。

2.以“件”为存储单位的语种和文稿顺序为:

①原文在前，定稿在后；

②正文在前面，附件在后面；

(3)原件在前面，复印件在后面；

④转发的文字在前，转发的文字在后；

⑤回复文件在最前面，汇报文件在最后；

⑥总结材料第一，基础材料第二；

⑦汉文在前，少数民族文在后；

⑧对于不同语种的文本，如无特殊规定，中文文本在前，外文文本在后；

⑨文件处理列表前面的文件。

3.该文件具有多重时间特征。

一份文件往往具有多重时间特征，包括撰写日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、发布日期、签发日期和接收日期等。在划分年份时，一般以单据的签发日期(或付款日期)为准，以此确定单据所属的年份。取消原来按年份分类的做法。对内容包括计划、方案、总结、预决算、统计报表和规范性文件的文件，统一规定按照印发日期(或签署日期)确定文件所属年份。

4.多年形成的文件。

机关的一些具体职能和活动，如召开会议、办案等，以及不同年份形成的文件，在完成当年归档，归入完成当年。

比如:

(1)跨年度的会议文件材料，统一在结案年度；

(2)跨年度案件形成的文件材料统一在结案年度；

(3)跨年度请求和批准应在批准年度内统一。已单独归档的，应当在每个归档文件目录的备注栏中说明；

④审阅纪念文献，放在定稿或出版的年份；

⑤规范性文件被列入公布年份；

⑥跨年度计划属于开始年度；

⑦跨年度汇总属于最后一年，以此类推。

5.当几份文件被视为一份文件时，“一份文件”的日期

根据规定，正本和定稿、正本和副本、通信和答复也可以作为一份。此时，确定“副本”的日期应以装订前的文件日期为准。

具体来说，

(1)正本和最终版本为一体，以正本为准；

(2)正文与附件相同，以正文为准；

③转发文本与转发文本相同，以转发文本为准；

④沟通与回复为一体，以回复为准；

⑤多份文件(如组织关系、工资关系、行政介绍信、学籍材料等。)因为人们可以标记开始和结束时间。

6.没有注明日期的文件应注明日期。

这种情况可以在内部文件(也叫白头文件)中找到。要对文件的内容、材料、格式、字体、各种标记等进行分析，通过比对等手段，核实、推断文件的确切日期或大致日期，并按年份进行合理分类。

7.特殊年份的分类方法

如果备案单位有相当一部分工作是按照特殊年份进行的，比如教学等。，当采用年度分类时，这部分工作中形成的文件将按特殊年份进行分类。例如，2002-2003学年的计划包括在最初一年；2002-2003学年的教学工作总结包含在完成年度中。

8.临时机构(如校庆办、评估办、普查办)存在时间不长(即两年内)。虽然工作跨年度，但形成的文件可以在工作结束的当年归档，而不管是哪一年。如果每年的文件比较多，也可以分年份归档。

9.储存期的划分

原则上参照国家教委1994年实施的高等学校实体分类档案和高等学校工作标准档案，制定出本单位的保管期限表档案。

永久的，那些反映本机关主要职能活动和基本历史风貌，对本机关国家建设和历史研究具有长期(即50年以上)利用价值的档案指定为永久保管。主要包括:

(一)政策规定的本机关制定的文件；处理重要问题形成的文件材料；召开重要会议的文件和资料；重要的请示、报告、总结和综合统计报表；机构沿革、领导任免等文件材料。

(二)与本机关产生的重要文件密切相关的上级和下级机关的重要文件，以及上级对本机关作出的决定、批准、报告和调查材料。

(三)本机关批准下级机关报送的具有特殊意义的重要文件和材料。

长期以来，凡反映本机关一般工作活动，对本机关长期(即15-50年左右)工作有参考价值的文件，将长期保存。主要包括:

(一)本机关一般性工作问题的文件材料；股东大会的主要材料；人事管理形成的一般文件材料(如行政介绍信、工资关系等。).

(2)直接上级机关发布的一般性文件、资料，属于本机关业务主管或非直接上级机关发布的，需要执行的。

(三)下级机关报送的年度工作总结、报告、统计报表等文件资料。

短期，凡在短时间内(如15年内)对本机构有参考价值的文件资料，均列为短期保管。主要包括:

(一)本机关的一般事务性文件和资料。

(2)上级机关和同级机关下发的不分管业务但需要参照执行的文件。

(三)下级机关报送的一般性文件和资料。

10.根据本单位的保管期限表，对当年的文件材料进行分类时，应注意以下几点:

(1)原则上不要将不同保存期限的文件混放。

(2)保存期限应根据一个问题或一组文件的重要性来定义，不能孤立地根据单个文件的重要性来定义保存期限。

(3)有问题的文件可能有不同的保存期限。为了保持问题的完整性，可以采用只高不低的原则。

(4)机关转发上级业务文件，短时间制作无具体意见的打印件。

总结:以上内容是对几种、纸质 档案的管理方法的详细介绍，文章内容部分转载自互联网。希望对你了解档案管理的六个步骤有帮助和价值。