档案的管理方式有几种,纸质档案整理工作步骤（二）

导读：档案的管理方法包括几种、纸质档案排序步骤(二)大家好。今天兑冠科技边肖再次为你分享档案管理干货。这篇文章的主要内容是-纸质档案整理步骤(二)归档文件的工作步骤分类的

档案的管理方法包括几种、纸质档案排序步骤(二)

大家好。今天兑冠科技边肖再次为你分享档案管理干货。这篇文章的主要内容是-纸质档案整理步骤(二)

归档文件的工作步骤

我校十大类档案中，党群类、行政类档案按机构分类，教学、科研、基建、设备、产品、出版、外事、会计类按类别分类。

我校原则上采用年-机构或类别-保存期的分类。

机构分类是指在文件处理阶段，形成和处理文件的组织者对归档文件的分类。主要针对党和群众，行政类档案。

模式:年度-机构-保持期分类

例如:2005年，校长办公室，永久，长期，短期

也就是说，归档的文件先按年份分类，再按每个年份下的机构分类，再按机构下的保管期限分类。这种分类方法适用于内部机构不复杂的备案单位。有了这种分类方式，在仓库排架的时候，每年形成的档案都会按照组织顺序依次上架，不需要提前留白，也就避免了排架，仓库管理非常方便。同时，同一组织在一年内形成的文件可以按照不同的保存期限依次整理在一起，更方便实体查阅。这种方法特别适用于进行部门归档的单位。

采用机构分类法最能保持文件在来源上在整个宗族中的内在联系，客观地反映归档单位的历史面貌。同时，由于每个机构承担一定的职能和任务，反映某一方面工作的文件在一定程度上由机构进行分类，便于按一定的主题查找和使用档案。特别是对于现在的机构来说，在各个机构对文件进行整理时(即原文件处理部门对其进行归档)，各个机构移交给档案博物馆的归档文件自然形成一个类别，这就大大简化了全宗内分类体系的设计。

1.采用机构分类。一般来说，设置一个机构，机构名就是类名。按照机构分类，原则上以哪个机构名义下发的文件归入哪个机构的类别。有些文件是由几个机构共同办理的，如何分类要看其具体情况，如:①有保荐人的一般归为保荐人；(2)以机关名义发布的文件归入相关机构；(3)由业务部门起草，以办公室名义下发。内容属于本部门职责或业务的，应纳入负责起草和印发文件的机构。

2.在机关、单位设立的临时机构，应当归入其他机构，形成的档案应当归入该类保存。有时候，如果临时机构与备案单位的一个内部机构合并，而这个机构是常设机构，那么形成的文件就应该归入内部机构；临时机构涉及两个以上内设机构的，分类方法应当由这些机构根据其主要职能、形成的文件内容和数量等情况协商确定。

3.如果每个职能机构下都有机构，一般要选择职能机构进行分类；如果业务独立，职能重要，也可以选择职能机构的下属机构进行分类。

类别分类是指对各业务主管部门产生的不同类别、不同项目的归档文件进行分类。主要针对教学、科研、基建、设备、产品、出版、外事、会计档案。

模式:年份-类别-储存期

例:A，2003年，教研究生教育的学位，有永久，有长有短。

b、2003年，第18个基建项目，永久、长期、短期。

即归档文件先按年份分类，每年按类别(即类别或项目)分类，再按类别或项目下的保管期限分类。

第二步绑定

归档材料整理完毕后，要用符合档案保护要求的装订材料重新装订，防止文件丢失，便于归档后的保管和利用。

1.装订前，修复破损的文件以延长其寿命。修复主要是对一些有孔洞、缺损或磨损褶皱的文件进行修复和装裱。

2.复印字迹模糊或易变质的文件。目前普遍采用抄袭的方式。比如传真的字迹耐久性差，必须复印后才能归档。复印时墨粉浓度不能太大，颜色不能太深，最好用单面复印。

3.一些特大号的论文(报表，基建图纸等。)需要折叠。折叠的操作要求相对简单，但要注意尽量减少折叠次数。同时，折痕应尽可能位于文件和图表的笔迹之外。将右边和底边放在一起。另外，文件页数较多时，宜单独折叠，便于归档后查阅和利用。8K或A3纸的统计报表，新生审批表等。，装订后可以直接打包，不需要折叠。

4.去除容易生锈的金属物品。如订书钉、回形针等。但是，15年以内的短期文件可能不会被钉住。

5.装订时，正本在前面，定稿在后面。当通信和回复作为一个整体时，回复在前，回复在后。然后将“块”中的页面按照一定的方式对齐，方便日后阅读和使用。一般来说，如果用左上角装订，应该是左右两边对齐；如果采用左装订，则左右两边要对齐；如果使用了螺纹，请对齐右侧和底部边缘。

为了尽可能降低成本，简化装订方式，省里推荐使用精制塑料螺丝进行装订。红色装订档案用于永久存储，黄色装订档案用于长期存储，绿色装订档案用于短期存储。从材料安全和经济的角度考虑，较厚的文件可采用线装方式(三孔一线)。另外，5页以内的文档可以用胶水粘贴。

第三步安排

归档文件的排列是指在分类方案的最低类别内，按照一定的方法确定归档文件的顺序的过程。《规则》规定:“在分类方案的最低一类中，按照原因组合的时间和重要程度排列。会议文件、统计报表等成套文件可以集中编排”。这里的“最低类别”是指分类时确定的类别体系中的最低类别。比如按照“年份-机构-储存期”的分类，“机构”是最低的一类。按照“年份-类别-储存期”的分类，“类别”是最低的类别。

可以根据范围的大小来确定原因(即问题)。具体方法有:

(1)同一主题的归档文件的排列。即一个作者、一个问题(即同一主题)的文档按时间顺序排列。比如财务管理文件，工会文件等。

(2)不同原因归档文件的排列。

1、根据不同原因形成时间的先后顺序，所谓原因的形成时间就是原因的完成时间。这种方法只要求不同原因的文档按其完成时间顺序排列，不考虑其他因素。这种方法比较简单，比较适合实行“随用随取”政策的事业单位。对于一个作者来说，几个问题的文档是先按问题再按时间排列的。

2.根据事业的重要程度，主要职能或重要活动形成的文件排在第一位，其他工作形成的文件材料排在最后，或综合工作排在第一位，具体业务工作排在最后。比如会议文件，可以把会议通知、开幕词、闭幕词、工作报告、代表提案、大会决定等重要文件放在前面，其他文件放在后面。再比如综合文档，可以放计划、总结、细则、领导讲话等。在前面，其他材料在后面。

3.按照原因的共同属性，集中排列。

①一个原因，几个作者，先按作者，再按时间。例如，人事工作文档可用于收集与机构设置、人员编制、干部任免、调配、职称评定、劳资、出国考试等相关的各种琐事。从形成的文档中。

(2)一个原因，几个单位，可以先按单位排，再按时间排。例如基层单位上报的工作总结、统计、年报、花名册等。

(3)非诉讼案件材料按照决定(或答辩)-报告-调查旁证-个人供述材料的顺序排列。

有保存价值且未及时归档的零散文件，应排列在相应归档文件类别的末尾或与一份相关归档文件一起包装，并在归档文件目录的备注栏中说明。

(未完待续)

总结:以上内容是对几种、纸质 档案排序步骤(二)的详细介绍，用于档案的管理。文章部分内容转载自网络，希望对你了解档案管理的六个步骤有帮助和价值。