档案的管理方式有几种,档案整理的基本方法有哪些

张强律师法律头条 2022-10-27 22:22:37

导读：档案由几种管理，那么档案的基本方法有哪些档案有哪些基本整理的方法？只要从事人力资源的工作，就离不开大量的人事信息，而这些信息的有序排列是对HR基本最大的考验。清晰的信息和

档案由几种管理，那么档案的基本方法有哪些

档案有哪些基本整理的方法？只要从事人力资源的工作，就离不开大量的人事信息，而这些信息的有序排列是对HR基本最大的考验。清晰的信息和档案可以提高员工管理的效率。反之，杂乱无章的信息必然导致管理混乱，阻碍我们的后续工作。本文针对整理企业的档案数据，梳理出基本排序法的三个步骤。

档案整理有哪些基本的方法？

第一步:确定档案数据的分类。

人事部门涉及的档案和材料种类很多。为了方便以后后续资料的查找和归档，首先要有一个明确的资料分类计划。这种分类可以根据人力资源的不同部门，结合企业的日常经营，划分为若干类别，作为一级分类。其次可以根据具体档案内容进行二级分类，最后可以根据使用周期(如月、季、年)或部门/职能进行三级分类。这个图可以给你一个参考:

如果以后有新的物料类别，可以按照原来的分类规则进行添加。这样我们在找文件的时候，组织就清晰了，可以快速定位档案的存放方向。

第二步:标准化档案的格式/模板

显然，有组织的文档应该有一套标准化的填写/录入要求，这样做的好处是我们可以快速识别文档的类别，快速获取我们想要的关键信息。对于未来的新材料，我们可以通过制作一套标准化的模板来轻松解决这个问题。虽然制作模板需要一定的时间和精力，但是未来模板的应用可以更方便快捷的获取信息，同时避免信息缺失的问题。对于不同风格的原始数据来说，重新组织它们确实是一个巨大的工程。但是现在市面上有很多电子档案系统，可以提供扫描和功能分析功能。通过这种智能识别，可以快速将不同格式的档案整理成统一的样式，非常快捷方便。

第三步:选择合适的存储方式。

简单来说，档案的存储方式有两种，纸质版和电子版。与电子信息相比，纸质的保存更麻烦，查找也没有那么快，所以很多企业已经逐渐使用电子档案系统来代替纸质档案。不过话说回来，纸质材料是有存在的必要的。目前没有一家企业能做到100%无纸化办公，更多的是电子系统和纸质材料的结合。

按照之前的分类规则，纸质资料要按照不同的分类存放在指定的区域。这里可以按照常用数据和历史数据进行划分，历史数据可以封存好，而常用数据可以放在容易找到的地方，并附上台账，避免后续使用造成混乱。如果是电子数据，只要选择一个好用的电子档案系统，按照第一步把数据按顺序分类，制定好后续更新的规则，那么基本就可以一劳永逸了。综上所述，要想有效梳理企业的档案，其实只需要做到三点:明确分类标准(明确层级)，明确输入规范，最后及时备案。