公司员工花名册范本简单,学习参考｜企业人事档案管理制度（模板）

张强律师法律头条 2022-11-03 18:37:45

导读：公司员工花名册范本简单，学习参考|企业人事档案管理系统(模板)1.目的人事档案是公司和人力资源部在人员招聘、调动、任免、培训、考核、奖惩等过程中形成的有关个人经历、业

公司员工花名册范本简单，学习参考|企业人事档案管理系统(模板)

1.目的

人事档案是公司和人力资源部在人员招聘、调动、任免、培训、考核、奖惩等过程中形成的有关个人经历、业务技术水平、工作业绩和工作变动的相关材料。它们是历史地、全面地考察和了解员工，正确选择和使用员工的重要依据。为规范人事档案管理，提高档案管理水平，使之更加科学化、规范化、制度化，同时更有效地妥善保护和利用员工人事档案，维护人事档案的完整性，为人事档案的建立、整理和管理提供依据，特制定本管理制度。

2.适用范围

适合公司所有员工。

3.档案管理机构及其职责

3.1组织机构:员工人事档案的管理由人力资源部专门设立的档案室统一管理。由主要从事人事档案工作的专职或兼职档案员负责日常管理，同时接受上级组织和其他部门的监督、检查和指导；此外，人力资源部门要不断建立和完善查(借)阅、收集、鉴定归档、传递、核对检查、保密、人员责任管理、报送档案室材料归档等各项制度和工作程序。

3.2档案员的职责:

3.2.1严格执行保密原则，不得向无关人员泄露员工人事档案内容。

3.2.2贯彻执行国家和上级档案管理部门的方针、政策和有关规定，管理本单位员工的人事档案，接受上级的监督、检查和指导，参加业务培训。

3.2.3负责公司人事档案信息的维护和管理，档案资料的收集、鉴定、整理、传递、保管和查阅(借阅)。确保员工人事档案的安全保管，防止各类事故，做到防火、防蛀、防潮、防光、防高温、防盗等六防。

3.4处理其他相关事宜。

4.人事档案的分类

4.1基本人事档案

(1)个人简历和员工应聘登记表；身份证、学历学位证书、各种资格证书复印件等个人就业基本信息。

(2)劳动合同、保密合同、补充协议等。

(3)员工电子档案花名册、影像资料、电子作品。

(4)员工离职申请表和离职交接清单。

4.2培训文件

(1)新员工入职培训试卷、培训经历和培训签到表。

(2)参加培训登记表、出国培训总结、培训申请表、培训效果评估表。

(3)培训服务协议。

4.3职位文件

聘书，工作变动申请书，工作变动记录。

4.4薪酬考核文件

(1)试用评估表、员工试用总结、录用申请表。

(2)月度考核记录、考核结果和面试记录。

(3)调资申请表和调资/降薪记录。

4.5其他文件

(1)公司颁布的相关政策和文件。

(2)各种奖惩记录。

5.人事档案的内容

5.1档案管理的基本要求

人力资源管理部门必须按照员工花名册中的档案编号进行编号，各部门人员按档案编号顺序列出，并标注清楚，便于查找。

5.1.2档案编档原则:档案编号是在档案整理管理过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。员工的档案号与员工的工号一致。档案号是存取档案的标志，具有统计监督的作用。它是独一无二的，很容易找到。每个员工只有一个档案号。离职员工的档案号将作为历史记录，不再重复使用。新员工延续之前的编号，以此类推。编号原则参照“河南鹏博实业有限公司公司员工工号编码原则”。

5.1.3文件归档要求

(1)集团各子公司的管理和后勤人员应各有一个档案袋，在档案袋上注明姓氏，并按部门档案号从小到大的顺序存放。

(2)一线员工档案按照以下顺序整理装订:劳动合同→员工应聘登记表→学历证书复印件→身份证复印件→户口本复印件→各种资格证书复印件。

5.2人事档案的收集、整理和更新

(1)在职员工档案:日常收集员工转正审批表、转正审批表、岗位任免、各种奖惩、培训协议等资料；进行定期和全面的更新和维护。

(2)新员工人事档案必须在入职后一周内录入电子版花名册;并编号、分类和归档。

(3)每周三整理一次离职员工档案，离职员工档案存放在指定地点妥善保管。

(4)员工电子档案中的花名册按照河南鹏博实业有限公司的填写标准公司员工花名册填写，并每天检查更新。新员工的信息要及时录入，调动和离职要及时移动。

6.人事档案管理流程

(1)身份证复印件(双面打印在同一页，A4纸)、户口簿(户主与本人所在页打印在同一页，A4纸)、学历证书、学位证书及其他相关资格证明。

(2)劳动合同复印件2份(本人必须保证本人签名处签名为劳动者本人签名)。

(3)特殊岗位需要保密的，上岗前必须签订保密协议，并按指纹确认。

6.2积极文件

(1)转正申请表由本人填写，主要内容为工作以来的感受和收获，工作中的不足和优点以及转正后的打算。

(2)《员工入职审批表》此表由员工本人填写，入职日期由部门负责人和人力资源部签字，并签字批准。

6.3移交文件管理流程

6.3.1员工离职流程:员工本人填写员工离职审批表，人力资源部相关负责人核实员工入职时间、工资水平、社保缴纳情况；然后经转出部门负责人、转出部门负责人、人力资源部签字批准后即可转出。

6.3.2转出文件管理流程

(1)《人事档案转移通知单》必须填写并盖章。

(二)移交的档案材料应当完整，不得扣留或者分批转出。

(3)接收单位核对文件后，应在回执上签名盖章，并立即返还回执。如果调出单位延迟一个月后仍未收到回执，应及时询问情况，防止文件丢失。

6.4离职档案管理流程

6.4.1正式员工应提前一个月通知人力资源部，并至少提前一周收到人力资源部的《员工离职申请表》。我填完之后，会把公司的货退回去。经部门负责人和人力资源部批准后，由人力资源部出具《劳动合同终止书》，终止与员工的劳动关系。

6.4.2员工办理离职手续的当天，档案员应将离职员工的相关档案从正式员工文件夹中转移到离职员工的文件夹中；另外花名册的电子版会将离职员工移动到离职员工表中。

6.5人事相关奖惩文件管理流程

需要归档的材料必须在第一时间(三个工作日内)归档。奖惩实施并公布后，档案人员应及时跟进相关奖惩材料，并将奖惩纸质材料整理归档。

6.6基础档案的变更流程

员工的基本信息发生变化时，如学历、地址、联系电话、个人技术职称、婚姻状况等。，相关资料应抄送人事部门备案，并当场核对原件。

7.人事档案的借阅、转移和保存

7.1文件借阅

7.1.1凡借阅人事档案者，必须填写《人事档案借阅登记表》，由人力资源部人事专员核实原因。经人力资源部负责人签字后方可借阅档案，查阅档案时人力资源部人员必须在场；人事档案除特殊情况外，一般不外借查阅。如需外借查阅，应事先提出报告，说明理由，经主管领导批准，严格办理登记手续，并在规定时间内归还完整档案。

7.1.2查阅、借阅档案的部门或个人不得擅自摘抄、拍照或复制档案内容。因工作需要从档案中调取证据的，应事先征得人事主管部门同意，经批准后方可提取、复制。档案的借阅者应当妥善保管，不得丢失、泄露或者污损。他们不允许改变，折叠或转换它们。