档案的管理方式有几种,纸质档案整理工作步骤（四）

导读：档案的管理方法包括几种、纸质档案排序步骤(四)大家好。今天兑冠科技边肖为大家分享档案管理干货。本文主要内容是-纸质档案整理步骤(四)。第五步是编目在做好前四步工作的

档案的管理方法包括几种、纸质档案排序步骤(四)

大家好。今天兑冠科技边肖为大家分享档案管理干货。本文主要内容是-纸质档案整理步骤(四)。

第五步是编目

在做好前四步工作的基础上，不要急于编目，还要注意做好查对和定箱工作，这是保证归档文件质量的必要措施。审查内容如下:

一是文件收集是否完整(注意漏收、重复等问题)；

二是是否区分年份(注意跨年度文件的收集)；

第三，箱内文件排列是否合理(注意有分不开的文件谁也不分开)；

第四，归档期限划分是否准确(注意几种保管期限内保存的文件是否交叉)；

第五，某一学科(或问题)的文献是否集中(注意是否有其他内容)。

编目是指编制归档文件的目录。它是归档工作的重要内容之一，也是其他各类编目工作的出发点和基础。编制了归档文件目录，实现了归档文件由一级文件向二级文件的初步转变，为档案的保存、鉴定、检索、统计和编制提供了基础条件。

根据分类整理的结果，必须逐一编制目录，才能系统、全面地揭示归档文件的全貌。

(1)归档文件目录中的项目

1.零件号:填写房间零件号。每份文件的“包号”是指将保管期限(永久、长期、短期)划分后，各归档机构或各类归档文件在各个保管期限内的编号。

2.负责人:指签发该文件的组织或个人，即文件的签发机关或签署人。发个联合文档填几个主就行了。你不必填写它们。责任人可以填写正式简称，但不能填写“我校”，比如可以填写“理工大学”。

3.文件编号:即文件的文号，是文件签发机关根据文件签发顺序编制的序号。一般由机构的代字、年份、序号组成。可以分三竖行填写，如:期刊、届次或文献可以不填在编号栏，但可以填在标题栏。

4.标题:文档的标题。它是直接表达文档内容和中心主题的文档特征，是文档内容归档的起点。如果文档标题较长，可以填写两行或三行。如果没有标题或者标题不规范，可以自己做标题，加“[]”。

(1)会议纪要可作为一份文件，但目录中应填写每次会议的次数、时间和主要内容。

(2)公文标题要按原标题写，一般要如实抄写。不要随意改变和简化。如果题目太长，可以简化(但不能改变原意)。标题的第一行应该有两个空格。

(3)如果有主标题和副标题，主标题可以代替副标题，副标题可以省略。

(4)无标题文档有四种变通方法:(1)如果文档的标题是“通知”或“备忘录”，可以根据文档内容改写标题；②如果审批通过的文件只反映字号，则应根据文件内容重写标题；(3)有针对性的公文标题，如干部任免，只填写本机关人员姓名；④如标题相同，如工作计划、总结、陈述等，则不能使用省略号，应标注单位名称。

5.日期:即文件的形成时间。它是文档的重要特征之一，反映文档的背景，是常见的查找档案的方式。

只要是同一个时代的文件，都要在每个文件目录的第一格写全称。填写时，年、月、日三个汉字可以省略，只能填写阿拉伯数字。

如果没有日期，也有四种处理方式:①根据会议时长整理会议文件资料；②年报应在当年12月或次年1月(有专业年度的，填写专业年度时间)；(3)培训班形成的文件材料应以办班时间为准；④使用便笺纸的行政介绍信和组织关系，只填写第一张的日期或第一张和最后一张的起止日期。

6.页数，即填写一项的总页数。计算页数时，图文并茂的页面(文字、图片等。与文档内容相关)绘制为一页，空白页不计算在内。大文件或图表的折叠页，只能算一页。当函件和答复、原始版本和最终版本、收据处理单和文件被视为一份文件时，构成该文件的每份文件的页数应加在一起作为该文件的页数。

页码可以固定文件的位置，便于统计、检查和查找。具体方法:

(1)以文件的“自然部分”为单位，按页码顺序编制序号。一般每页编一个号。

(2)两面都用文字编号，正面在右上角，背面在左上角。

(3)印刷部分，可使用原页码，可不再编号。只有手稿编号在下。

(4)基础图采用手风琴式折叠方式，每张都有编号。

(5)有若干份32纸的公开文件(如行政介绍信、组织与工资的关系、照片等。)贴在一张拍纸簿上。以原作为对象，每件编一个号。不要误在拍纸簿上补。

7.备注，用于填写归档文件中需要补充和说明的信息，包括缺陷、修改、补充、删除、销毁等。

(1)如果只作批示而没有答复，则应注明没有答复。

(2)如果只有复印件缺少原件，应注明缺少的原件。

(3)以上级机关名义起草的文字、文稿，报送上级机关备案，只保留本级印刷本，也可注明报送XX机关备案字样；如果不需要解释，就留空白。

(2)编目的几个要求

1.归档文件目录的纸张格式尺寸采用国际标准A4(长×宽为297mm×210mm，见附表)。

2.每个目录的横条还是10格。一般来说，每个网格只需要一个文档；特殊文件(如附件或副标题等。)可分2栏填写。

3.永久和长期保存的文件，应打印三套文件目录，一套随文件放入箱内，两套移交档案库；对于短期保存的文件，目录要求打印两套，一套放在盒子里，一套交给档案图书馆。

4.在归档目录封面上，可以根据需要设置全宗名称、年份、保管期限、机构(问题)等项目。填写全宗名称时，应当使用全称或者标准简称。

5.归档目录的软盘要交给档案图书馆保存(注明机构名称和年份)，备案机构每年可以从档案图书馆领取一张新的软盘。

为了方便查找，档案目录的右上角要加几个选项，分别是保管期限、归档机构、档案号。

(未完待续)

总结:以上内容是对几种、纸质 档案管理步骤的详细介绍(四)。文章内容部分转载自网络，希望对你了解档案管理的六个步骤有帮助和价值。