企业档案管理流程和方法,设备档案管理：设备档案管控流程、制度、方案

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企业档案管理流程和方法，设备档案管理:设备档案控制流程，系统和方案

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01 设备文件控制流程

02 设备大横杆管控制度

03 设备文件管理控制度

04 设备文件借阅方案

I. 设备文件控制流程

二。设备大横杆的控制度

设备大横杆的控制度

第一章总则

第一条设备账户控制目的

针对设备在工厂购买、使用、维修、保养中存在的问题，为加强设备的管理和维护，提高其使用效率，使设备的问题有账可查，优化设备的管理体系，特制定本制度。

第2条术语定义

设备台账是设备部门相关人员编制的反映设备的购买、使用、检查、维护等情况的文件。

第3条适用范围

本制度适用于设备部门对设备账户的管理和控制活动。

第二章设备总账编制

第四条编制依据

设备台账主要是根据设备的原始单据进行编制，如验收交接单、调拨单、报废单等。

第五条。人员配备

设备经理应配合设备作业主管编制设备台帐。

第六条设备台账的主要内容

设备台账的主要内容包括设备名称、规格型号、购买日期、生产厂家、生产日期、使用年限、使用单位等。

第七条设立原则

编制工厂设备台账的主要原则如下。

1.设备台账的内容必须真实，并与生产现场的设备实物一致。

2.设备台账要及时更新，准确记录设备的运行状态和调动情况。

第三章设备总账管理

第八条参数存储

设备管理专员按照编制顺序对设备台账进行编号和存储。保管期间，未经设备主管同意，禁止他人涂改或勾画台账信息，并确保台账纸张干净、字迹清晰。

第九条参数变更

1.当设备实物和台账内容发生变化或转移时，设备现场用户应及时通知设备经理更新台账信息。

2.设备管理专员需在一个工作日内变更台账内容，变更后及时向设备经理汇报。

3.已经确认报废的设备、设备管理员，经设备经理批准，可以删除原账号，同时填写报废的设备账号。

第十条参数借用

1.设备部门人员查阅台账时应在档案中登记，并注明查阅目的。

2.工厂相关部门如需查阅设备台账，需填写“设备资料借阅单”，经设备经理批准后从档案室领取设备台账。使用台账后，应及时归还数据，并登记归还时间和归还者姓名。

第十一条参数检查

为了保证设备台账的真实性和可靠性，需要设备部门定期对设备台账进行核对。一般来说，明细账的核对周期一般是一个月或一年。具体检查方法如下表所示。

账户检查模式表

方法

总账自查

◆账户自查是指设备的运营主管每月对设备账户进行自查。自查的内容主要包括设备实物是否与账户相符，账户是否按时登记，账户内容是否完整等。如发现问题，由设备运行监督确定责任人，由责任人负责当天修改登记。

年度库存

◆ 设备部门每年年底对设备进行全面盘点，调整账目，核对设备的分配、价值及与账目相符情况

◆盘点时如发现短缺，应查明原因，确定相关责任人，并上报上级请示及后处理。

◆如发现库存闲置设备，应将处理意见填入“设备年终盘点表”。

第十一条参数移交

设备部门因台账管理人员流动，需要交接台账。台账的交接需要以下几个方面。如下。

1.交接双方必须在现场(设备档案室)交接台账，严禁单方人员交接或代为交接。

2.转账要做到“汇款人清楚”、“收款人清楚”。交接完毕，双方都可以离开。

3.台账移交前，应清点核对台账，禁止移交记录不清、账册模糊的台账。

第四章附则

第十三条本制度由设备制定，其解释权和修改权归设备所有。

第十八条本制度编制完成后，提交生产总监审批，并从年月日起实施。

三。设备文件管理控制度

设备文件管理控制度

第一章总则

第1条目的

为加强设备档案的管理和整理，有效保护和利用设备档案，保证整个工厂设备的正常运转，特制定本制度。

第2条范围的定义

所有设备由工厂采购，在采购、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等一切活动中直接形成的，具有保存和利用价值的文字、图表、声像载体材料、磁盘、随机资料等，都属于设备档案。

第二章档案的形成和归档

第三条档案保管部门

设备部门是形成、积累、汇总设备文件资料的部门，必须配备兼职档案员，集中管理本厂设备文件资料。从购买设备到验收(导入设备到索赔到期)，安装调试期间的行政文件和技术文件由设备部门收集和积累，经过这个过程后移交档案馆。

第四条到货日期通知

设备部门应提前将设备的到达日期计划通知档案室，以便做好准备，合理安排工作。

第5条设备到货处理

设备到达后，由设备部门通知档案室，档案人员参与设备的开箱验收，监督、检查、指导设备随机文件资料的清点和验收，并签署“设备验收记录单”。开箱时设备部门兼职档案员也要在场。

第六条鉴定验收要求

设备的技术鉴定验收必须通知档案人员，并在“技术鉴定验收记录表”上签字。

第七条使用部门负责人的职责

工厂设备使用部门负责人应做好设备文件资料的形成、积累和管理工作，技术人员和维修人员应妥善保管设备的技术文件，确保设备的使用、维修和改造在有活动时有完整的记录，并确保/[

第八条自行开发设备数据归档

对于工厂自行开发的设备，所有资料应在设备鉴定或投入使用前归档。设备鉴定验收时，档案人员必须参加。

第3章设备归档范围

第九条外包设备归档资料的范围

1.外包设备计划采购阶段的存档资料

(1)设备使用部门的《采购申请》及可行性论证报告。

(2)购买设备的批准文件。

(3)采购协议和合同。

(4)《采购意向书》和《订货通知书》。

(5)工厂设备采购人员与设备供应商之间的重要通信和电报。

(6)谈判备忘录、附件和附录。

2.验收阶段的外包设备归档材料

(1)装箱单、开箱验收单、出厂合格证和出厂精度检验单。

(2)图纸、技术手册、操作和维护手册、说明书、校准标准和随机备件图册。

(3)开箱检验记录、商品检验和索赔文件。

(4)运单和发票。

3.安装调试阶段的外包设备存档资料。

(1)“设备安装调试计划”。

(2)安装基础图、电气接线图和安装工艺说明。

(3)调试记录、精度检验记录、试验记录和“安装验收单”。

(4)安装调试过程中存在的问题及处理建议。

(5)“安装调试技术总结报告”和“验收报告”。

(6)计算机和测量机器也包括软件和硬件的文件等。

(7)设备操作培训资料。

4.运维维修阶段的外包设备存档资料

(1)设备交出了配件和使用部门的随机“工具清单”。

(2)设备维修及安全技术操作规程。

(3)设备的运行记录。

(4)设备《维修记录表》。

(5)设备检查和普查记录。

(6)设备大、中修工程的记录、总结和鉴定。

(7)大、中修精度检查记录和“验收交接单”。

(8)设备仪表事故分析记录和“设备事故处理结果报告”。

5.转型更新阶段的外包设备存档资料

(1)设备整改的合理化建议及处理结果。

(2)设备修改、改造、更新报告及回复。

(3)修改和改造过程中形成的图纸和技术文件。

(4)设备报废技术鉴定、请示和批准文件。

(5)设备技术鉴定和成果申报奖励文件。

第十条自制设备备案材料的范围

1.方案论证和设计阶段的归档资料

(1)设备开发任务书及开发协议和合同。

(2)《研究报告》和《可行性方案论证报告》。

(3)设备对研发中相关问题的请示和批复。

(4)计算文件、试验文件和图纸。

(5)技术条件、“技术规格书”和“设计技术总结报告”。

2.自制设备制造加工阶段的备案材料。

(1)工艺规程和工艺规范。

(2)重要工艺设备图纸及说明。

(3)重要零件的超差清单和替代清单。

(4)“过程总结报告”。

3.自制设备安装调试及鉴定验收阶段

(1)“设备安装调试计划”。

(2)安装基础图、电气接线图和安装工艺说明。

(3)调试、试验记录、精度检验记录和“安装验收单”。

(4)设备安装过程中存在的问题及处理建议。

(5)“安装调试技术总结报告”和“验收报告”。

(6)计算机和测量机也包括软件和硬件的文档。

(7)自制设备操作培训资料。

(8)技术鉴定和批准文件。

(9)成果申报及奖励文件。

(10)操作和维护说明及操作程序。

4.设备运维检修阶段自制档案资料。

(1)设备交出了配件和使用部门的随机“工具清单”。

(2)设备维修及安全技术操作规程。

(3)设备的运行记录。

(4)设备《维修记录表》。

(5)设备检查和普查记录。

(6)设备大、中修工程的记录、总结和鉴定。

(7)大、中修精度检查记录和“验收交接单”。

(8)设备仪表事故分析记录和“设备事故处理结果报告”。

5.设备转型更新阶段自制档案材料。

(1)设备整改的合理化建议及处理结果。

(2)设备修改、改造、更新报告及回复。

(3)修改和改造过程中形成的图纸和技术文件。

(4)设备报废技术鉴定、请示和批准文件。

(5)设备技术鉴定和成果申报奖励文件。

第四章设备档案保管和借阅管理

第11条档案管理原则

设备档案的管理必须坚持“集中统一管理”的原则，确保设备档案的准确性、完整性、系统性和安全性。所有设备文件一套由工厂档案室保存，其余由设备部门保存。只有一套设备文件应移交给工厂档案室保管。

第十二条羁押条件

设备部门必须具备一定的保管条件，配备文件柜，负责兼职保管员。如果设备部门不具备上述条件，则设备档案仍由档案馆保管。

第十三条档案的分类

设备档案应按设备档案的重要程度进行系统整理、分类编目、分级管理，共分四级。

1.绝密设备文件。指的是工厂自己开发的所有key 设备档案。这些设备档案会涉及到工厂的核心生产技术，如果保护不当，可能会给工厂带来不可挽回的经济损失。

2.机密设备文件。主要是指一些外购的关键设备图纸、技术手册、校准标准、备件图册等。如果保护不当，可能会给工厂带来很大的损失。

3.机密级设备文件。是指工厂自己开发的所有通用设备数据，如果保护不当，可能会给工厂带来一定的损失。

4.通用级设备文件主要指工厂购买的通用设备和辅助设备数据，公开披露不会给工厂带来任何损失。

第十四条档案借阅程序

档案的借阅要办理一定的手续。档案室保管的设备档案要凭工作证借阅，并规定不同的阅读方式，如下图。

1.机密级及以上的设备档案必须经借阅者部门负责人批准，借阅者必须持有其部门负责人签署的相关证明，并办理借阅登记手续后方可在档案室阅览，不得带出档案室阅览。

2.普通级设备文件可以外借，但外借时间不得超过五天。

第十五条档案借阅要求

1.借阅的设备文件不得损坏或丢失。归还时档案管理工作人员当面清点。

2.设备部门保管的设备档案在借阅管理时也应办理登记手续。

第十六条档案内容要求

对于普通档案的关键内容，应使用复印件，尽量不使用原件。一般在通知档案管理工作人员并办理相应手续后，由借阅人自行复印一份，由档案管理工作人员记录复印件并加盖档案室公章予以证明。

第17 设备条报废处理

设备报废后，外购设备文件经相关设备负责人审核后销毁，自制设备文件由工厂档案馆长期保存。

第五章附则

第十八条本制度由工厂档案馆编制，其解释权和修改权也归工厂档案馆所有。

第十九条本制度自审批之日起实施。

四。设备文件借出方案

设备文件借出方案

一.目的

为了保护本厂档案设备的完整和安全，根据本厂的有关规定，遵循“既方便工作又保密”的原则，特制定本借阅方案。

二。职责分工

我厂档案室档案管理员有以下七项基本职责。

1.负责设备文件的收集、整理、分类和编目，并根据设备文件的重要性进行分级，以便借阅。

2.起草并报批“设备档案借阅纪律”，并监督借阅者执行。

3.认真核对借款人的有关证件和《借款申请表》，及时登记借款。

4.提取出借人需要的档案资料，及时整理出借人归还的设备档案。

5.普通设备档案逾期不还且未办理续借手续的，档案管理会员有权收回借阅人所借阅的档案。

6.借阅者归还档案时，必须当面检查档案的完整性。借阅期间如有损坏或丢失，档案工作人员应及时向相关负责人报告并进行处理。

7.对于可以修复的文件，及时修复。

第三，明确借款权限

1.高级经理、副总经理及以上、设备部门经理、技术部经理、R&D部门经理、高级技术工程师、自制R&D人员及重要设备维护人员可借阅绝密设备文件、机密设备文件及密/

2.普通技术工程师、设备维护人员和普通员工可以借阅机密设备文件、秘密设备文件和普通设备文件。

3.外部机构或个人只能借阅本厂通用级设备文件，且必须有本厂相关部门出具的相关证明。

第四，明确借款方式

(一)秘密级及以上设备文件的借阅方法

1.秘密级及以上设备的档案只能在档案室借阅，个人不得私自带出。借阅时间为8: 00至12: 00，14: 00至17: 00。

2.借阅机密和绝密设备档案须经部门经理批准，但不得摘抄、拍照或复印已检查的设备档案。

3.若借阅者对所查阅的秘密档案内容进行摘抄、拍照、复印，需经档案管理员同意，涉密内容需经借阅者所在部门经理批准后进行复印、复印，且只能在档案室进行。借款人应对保密内容承担保密义务；提取或复制的秘密文件设备必须由档案员检查并盖章证明。

4.借阅完毕后，借阅人在离开档案室时应签署“设备档案借阅登记表”，并签署保密协议，负责对所借阅的设备档案保密。

(二)普通设备文件的借阅方法

1.普通设备文件的借阅者可以借出设备文件。普通设备档案借阅时，借阅人应对照借阅单核对实物。只有在检查清楚后，借阅者才能借出设备文件五天。

2.借阅者应妥善保管所借档案，不得私自拆改、更改或对外传播。

3.借走的文件应该在规定的时间内归还。如仍需保留，应重新办理借阅手续。对于逾期不还或不办理借阅手续的，档案管理会员有权停止借阅并收回其借阅的设备文件。

4.借阅者归还档案时，应如数归还，确保设备档案完好无损，并在“设备档案借阅登记表”上签字确认。

动词 （verb的缩写）贷款程序

(1)查阅设备文件目录

根据需要查阅的设备档案内容，借阅者应查阅相应的设备档案目录(对于秘密级及以上的设备档案，借阅者应先向相关部门经理提出申请，并填写“借阅申请表”)。

(2)确定设备文件的借阅方式

档案管理成员根据文件分类确认相应的借阅方式。密级及以上设备的档案，需经借阅部门部门经理签字确认后方可借阅，且只能在档案室借阅。

(3)填写“设备文件借阅登记表”

填写“设备文件借阅登记表”时的注意事项如下。

1.对于机密及以上设备档案，在借阅者借阅申请被批准后，档案管理工作人员应填写“设备档案借阅登记表”。

2.对于普通设备档案，借阅者无需申请借阅，可直接到工厂档案室，填写“设备档案借阅登记表”进行借阅。

3.“设备文件借阅登记表”的具体格式如下。

设备文件借阅登记表

借书阅读

贷方

(全名)

部门

门

批准者

设备文件

名字

页，面，张，版

数数

秘密

水平

返回

日期

返回

情况

文件收集器

贷款人签名

(4)借阅资料

信息可以分为普通文件和秘密文件。具体借款要求如下。

1.对于秘密级及以上的设备文件，借阅者应在档案室阅读设备文件，并在阅读后的“设备文件借阅登记表”上签字，方可离开。

2.对于普通设备文件，借阅者应对照“设备文件借阅登记表”中所列的文件名称核对文件数量，确认无误后签字，借出设备文件。

(5) 设备文件返回

借阅者将参考或使用设备文件，按原样折叠，并按顺序归还。只有档案管理会员核对无误后，借用人才能离开。

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