档案的管理方式有几种,纸质档案整理工作步骤（五）

导读：档案的管理方法包括几种、纸质档案排序步骤(5)大家好。今天兑冠科技边肖为大家分享档案管理干货。这篇文章的主要内容是-纸质档案整理步骤(五)第六步:打包。打包包括将归档

档案的管理方法包括几种、纸质档案排序步骤(5)

大家好。今天兑冠科技边肖为大家分享档案管理干货。这篇文章的主要内容是-纸质档案整理步骤(五)

第六步:打包。

打包包括将归档文件按包号顺序装入档案箱内，填写编制单，用铅笔编制档案箱脊工程。装箱作为基础编目的一部分，除了一些技术操作外，还应体现归档文献系统化的结果。因此，它与分类、排列等原则和方法是一致的。在装箱方式中，项目设置为档案箱和垄。

(1)包装要求

归档文件应严格按照文件编号的顺序装入箱档案，并与归档文件目录中相应条目的排列顺序保持一致，以保证检索到文件条目后能对应找到文件实体。使用后档案归档时，也应按照包号顺序放入相应的档案盒中。装箱有三个具体要求:①不同形成年份的归档文件不得放在同一个档案箱内(临时机构按结束年份在2年以内归档的除外)；②不同保存期限的归档文件不要放在同一个档案箱内；③分支机构的情况下，不同机构形成的归档文件不要放在同一个档案箱内。即使某些机构形成的文件数量较少，在一个箱子填不下的情况下，也不宜混入其他档案箱子，而应使用不同厚度的档案箱子解决。

装箱时要注意两点:一是根据文件数量选择箱子的厚度档案。是档案盒子只是一个归档文件的设备，不具备存储单元的功能。所以不要求同一主题的归档文件一定要装在同一个档案箱内，只要求按排列顺序。一个箱子装满后，可以依次装进下一个箱子。

(2)箱号

箱号，即档案箱的订单号。箱号包括室箱号(用铅笔书写)和馆箱号，分别在归档文件整理和档案移交图书馆时编制。

图书馆箱号应该是学校档案图书馆编的。编制方法如下:在分类方案的某一类别内，按照档案框的顺序进行编制。即除会计类按备案机构排列外，其余九类档案按二类或三类排列。具体来说，就是在当年的一等品类中编制统一的序号。

(3) 档案框格式和填充

1.档案盒规格

档案盒子是一个长310mm，宽220mm的长方体，厚度一般为10 -50mm。也可以根据需要设置其他尺寸。

2、档案箱盖

档案盒子的封面上应标有全称或标准化简称，下面有双横线。一般全宗名称需要橡皮图章(或电脑打印)。

3.档案条箱脊

档案框脊应根据不同的显示方式(即垂直和水平)在脊或底边设置搜索项，包括以下六项:

(1)全宗号:所有档案备案单位的总称，我校全宗号为“5”。

(2)年份:应填写档案构成的年份，并填写全称，如2003年。

(3)保存期限:视其档案保存价值，由备案单位确定，填写“永久”。

(4)机构(问题):填报机构指单位内部机构，如人事部门、会计部门等。一个问题是指几个小问题的组合，一般可以标注。

4.起止件号:即在框内填写第一个和最后一个文件的件号，中间用“—”号。

5.箱号:即档案箱的订单号。就一个单位(全宗)而言，在分类方案的最低一类中，将当年各内部归档机构(或按问题分类)的文件按照永久、长期、短期的顺序编为一个箱号。箱子编号一般由档案博物馆完成。

填写上述项目时，凡涉及阿拉伯数字的项目(如全宗号、年份、起止包号、箱号等。)应加盖刻字或铅笔号，其他项目基本涉及汉字的应加盖刻字，加盖颜色为蓝黑。

6.参考表放在文件箱中所有存档文件的后面，用于对文件箱中的存档文件进行必要的注释。对归档文件进行动态管理是各部门的有效措施。

备考表上设置的项目包括以下几个方面:

(1)箱内文件的说明:包括所收集文件的完整性、文件本身的状况(如字迹模糊、字迹有缺陷)等。任何修改、补充、删除、销毁等。工作结束后归档的文件应在参考表格中说明。文件归档时，如果文件中需要说明的内容过于复杂，无法在目录中填写备注，也可以在参考表中详细说明，并在相关目录条目的备注中标注“*”。

(2)整理人:填写负责归档的人员姓名，以便明确责任。

(3)检查人:填写负责检查备案质量的人员姓名，或备案机构负责人姓名，对备案情况进行监督检查。

(四)日期:归档文件完成的日期。可以是所有归档文件整理完毕的日期，也可以是这盒归档文件整理完毕的日期。

学校档案图书馆保存期间的存档文件如有变动，应由档案人员随时在参考表中注明。

总结:以上内容是对档案的管理方法的几种、纸质 档案排序步骤(五)的详细介绍。文章部分内容转载自网络，希望对你了解档案管理的六个步骤有帮助和价值。